Digitale Verwaltung

Die Verwaltung setzt sich mit den Herausforderungen der „digitalen Welt“ auseinander und stellt die Weichen für die Zukunft: agile Vorgehensweisen, einfache und digitale Prozesse, Gestaltung von digitalen Dienstleistungen mit Blick auf den Menschen. Eine Verwaltung muss zuverlässig funktionieren – dennoch wollen wir neue Ideen schneller ausprobieren und mittels Prototypen testen.

 

Das bedeutet konkret:

  • Die Verwaltung wird in ihren Prozessen und der Aktenführung schneller und einfacher für Bürger*innen und Mitarbeiter*innen gleichermaßen, z.B. erlauben digitale Akten kürzere Wege und Bearbeitungszeiten.

  • Es werden neue Arbeitsweisen eingeführt und erprobt wie Design Thinking oder agiles Projektmanagement.

  • Die Verwaltung wird verstärkt Netzwerke aufbauen und Kooperationen eingehen, um innovative Lösungen und Projekte umzusetzen.

Projekte

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Einführung der elektronischen Akte

Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) ist die Grundlage für eine digitale Stadtverwaltung. Elektronische Akten stehen per Mausclick überall und jederzeit zur Verfügung. Sie ermöglichen digitale Abläufe in der Verwaltung und sparen damit Zeit, Papier und Platz. Nach erfolgter Einführung der E-Akte im Dezernat des Oberbürgermeisters werden in weiteren Phasen alle Dezernate und Ämter der Kieler Verwaltung folgen.

Vorteile / Nutzen

Vereinfachter Zugang zu Dokumenten, Reduzierung von Papier, Transparenz und vereinfachte gemeinsame Zusammenarbeit

Zeitplan

fortlaufende Umsetzung

Einführung E-Rechnung

Die Landeshauptstadt Kiel hat sich zum Ziel gesetzt, die rechnungslegenden Prozesse nach und nach zu digitalisieren. Dies betrifft zum einen den Part der Rechnungseingänge, aber zukünftig auch den der Rechnungsausgänge. In einem ersten Schritt wurden die gesetzlichen Anforderungen zum Erhalt von elektronischen Rechnungen sichergestellt, zum Beispiel Rechnungen durch externe Firmen. 

In einem weiteren Schritt soll der elektronische Rechnungsworkflow stadtweit eingeführt werden, das heißt digitale Rechnungen werden zentral eingehen und dem Rechnungsempfänger digital zugeführt und digital bearbeitet.

Vorteile / Nutzen

Transparenz, Papierreduzierung, Beschleunigung der Prozesse

Zeitplan

Ein ämterübergreifender elektronischer Rechungsworkflow wurde in der Kieler Stadtverwaltung eingeführt.

SH: digital Hackathon

Beim ersten SH:digital Hackathon vom 11. - 14. September 2023 auf dem ehemaligen MFG-5-Gelände in Holtenau haben Mitarbeitende aus Kommunalverwaltungen in ganz Schleswig-Holstein Impulse für die digitale Transformation der Verwaltung geliefert.

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Vorteile / Nutzen

 Innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Oberbürgermeister Ulf Kämpfer sagt: Beim landesweiten Hackathon wurde Zukunft greifbar gemacht – und durch die Mitarbeitenden der Verwaltungen aktiv mitgestaltet. Wir schaffen uns hier den Freiraum, gemeinsam sinnvolle digitale Lösungen auf den Weg zu bringen, die für alle intuitiv nutzbar sind.“ 

Zeitplan

Fortlaufende Entwicklung der Projekte in den Kommunen - weitere Hackathons sollen folgen.

Links

Mehr Infos zum ersten SH:digital Hackathon

Digitale Sicherung historisch wertvoller Informationen

Digitale Informationen aus der Stadtverwaltung (Digitale Akten und Niederschriften, Datenbankauszüge, Webseiten, E-Mails etc.) werden ins Stadtarchiv übernommen, revisionssicher gespeichert, dauerhaft erhalten und erschlossen. Das Stadtarchiv leistet damit einen notwendigen Beitrag zu einer rechtssicheren digitalen Verwaltung.

Zu diesem Zweck strebt die Stadt eine Verbundlösung mit dem Land und schleswig-holsteinischen Kommunalarchiven an, um gemeinsam Infrastrukturen des Kooperationsprojekts der Digitalen Archivierung Nord (DAN) zu nutzen.

Vorteile / Nutzen

Dokumente werden revisionssicher gespeichert und in einem digitalen Archivsystem für zukünftige Nutzungen dauerhaft erhalten.

Zeitplan

Ab 2020 laufende Auswahl von Informationen aus Fachverfahren. 2020/2021 geplanter Vertragsabschluss mit der 2019 neu gegründeten IT-SH.

Digitale Dienst­leistungen in der Kieler Stadt­­verwaltung

Zukünftig werden alle geeigneten Dienste der Verwaltung online angeboten. Hierzu werden Online-Assistenten und mobile Apps für Kieler*innen entwickelt. Ziel ist es, Behördengänge bequem von zuhause erledigen zu können.

Vorteile / Nutzen

Schnell und einfach Behördengänge online durchführen: jederzeit und von zuhause.

Zeitplan

Laufende Entwicklung und Umsetzung

Links

Zuständigkeitsfinder

Online­bewerbungen

Über ein Onlinebewerbungsportal können sich Interessierte online über Stellenausschreibungen und freie Ausbildungsplätze bei der Landeshauptstadt Kiel informieren und sich bewerben.

Vorteile / Nutzen

Papierreduzierung, Zeitersparnis, Aufwandsreduzierung, Steigerung der Attraktivität

Zeitplan

Umgesetzt

Links

www.kiel.de/jobs

Digitaler Stellen­besetzungs­prozess

Der interne Stellenbesetzungsprozess bei der Landeshauptstadt Kiel wurde in einem ersten Teilschritt der Beantragung und Besetzung von offenen Stellen digitalisiert. Ebenso erfolgt die Kommunikation der am Stellenprozess beteiligten Stellen in der Stadtverwaltung über ein zentral bereitgestelltes Tool.

Vorteile / Nutzen

Papierreduzierung, Beschleunigung, Transparenz, Standardprozess

Zeitplan

Umgesetzt - fortlaufende Entwicklung

Digitaler Rat

Seit Juni 2018 werden Sitzungsunterlagen der Ratsversammlung und der Ausschüsse nur noch digital über das Ratsinformationssystem ALLRIS bereitgestellt. Für den Zugang hat die Verwaltung entsprechend bei Bedarf Tablets bereitgestellt.

In weiteren Schritten soll auch die Verwaltung in den Bereitstellungsprozess der Vorlagen digitalisiert eingebunden werden (Bereitstellung von Sitzungsunterlagen und Workflow zur Vorlagenerstellung).

Vorteile / Nutzen

Papierreduzierung, Zeitersparnis

Zeitplan

Umgesetzt - fortlaufende Entwicklung

Links

www.kiel.de/allris

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