Datenschutzhinweise zu Digitalen Gremien

Information nach Artikel 13 DSGVO
im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Bereitstellung der „Linkando“ Cloud Plattform zur Durchführung digitaler Gremiensitzungen – hier der Ratssitzung vom 18. März 2021

Unser Umgang mit Ihren Daten und Rechten

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Alle im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der digitalen Gremiensitzungen befassten Mitarbeiter*innen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Datenverantwortlicher 
Oberbürgermeister Dr. Ulf Kämpfer

Vertreten durch das Büro des Stadtpräsidenten
Fleethörn 9, 24103 Kiel
0431 901-3040


Datenschutzbeauftragter und Auskunftsrecht
Sie haben nach Artikel 15 Datenschutzgrundverordnung ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die Sie betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei Fragen zum Datenschutz oder vermuteten Verletzungen des Datenschutzrechtes können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt Kiel wenden:
0431 901-2771

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht zu bei der Aufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel:

0431 988-1200


Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten über Sie, die wir im Rahmen der Durchführung digitaler Gremiensitzungen von Ihnen erhalten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein in Verbindung mit § 35 a Gemeindeordnung Schleswig-Holstein. 

Welche Quellen und Daten nutzen wir (Erhebung bei Dritten)?

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung digitaler Gremiensitzungen. Es werden folgende Daten verarbeitet:
 
Angaben der Nutzer*innen

  • Anrede
  • Vor-und Zuname
  • E-Mail-Adresse
  • Adresse
  • Kommunikationsdaten
  • Nutzungsdaten (IP-Adressen, Login-time, Anmeldename)
  • Bild und Ton (Video- und Audiodaten)

Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein (LDSG).

 

Wer bekommt Ihre Daten? (Weitergabe an Dritte)

Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, für deren Aufgabenerfüllung die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist. Die Übertragung der Bild- und Audiodaten in das Internet und das Fernsehen erfolgt über den Offenen Kanal Kiel. Die im Gesetz geforderte Bereitstellung eines öffentlichen Raumes, in dem die Videoübertragung von der Öffentlichkeit verfolgt werden kann, wird in Räumen des Rathauses erfolgen.

Wir bedienen uns zur Durchführung der digitalen Gremiensitzung des Dienstleisters Linkando GmbH, 76829 Landau. Im Rahmen der zu erbringenden Dienstleistung kann ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden. Die Firma Linkando GmbH hat sich über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gegenüber der Landeshauptstadt Kiel zur Einhaltung der Vertraulichkeit und der weiteren datenschutzrechtlichen Regelungen verpflichtet.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Nutzungsdaten (Log-Dateien, Chatprotokolle etc.) werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies ist regelmäßig nach Beendigung der Online-Sitzung der Fall, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die Durchführung oder Dokumentation der Online-Sitzung nicht mehr benötigt werden.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes – EWR) findet nicht statt.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Ja. Bei Sitzungen „in Fällen höherer Gewalt“ nach § 35 a Abs. 1 der Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein sind geeignete technische Hilfsmittel einzusetzen, durch die die Sitzung einschließlich der Beratungen und Beschlussfassungen zeitgleich in Bild und Ton an alle Personen mit Teilnahmerechten übertragen werden.

Die Öffentlichkeit ist dabei durch zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton in einen öffentlich zugänglichen Raum und durch eine Echtzeitübertragung oder eine vergleichbare Einbindung der Öffentlichkeit über Internet herzustellen.

Das bedeutet, dass während der Sitzung die Kamera angeschaltet zu lassen ist. Das Mikrofon darf dagegen stumm geschaltet werden. 

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung digitaler Gremiensitzungen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:

a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
(Artikel 15 DS-GVO).

b) Recht auf Datenberichtigung, sofern die Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten
(Artikel 16 DS-GVO).

c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DS-GVO zutrifft. Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DS-GVO.

d) Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung. Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung besteht zudem, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DS-GVO).

e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DS-GVO).

Es gelten nach dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Beschränkungen der Informationspflicht, der Auskunftspflicht, des Widerspruchsrechts und der Pflicht zur Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person nach den §§ 8 bis 11 LDSG. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, werden wir prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

  

Stand der Information: 11. März 2021