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Die Landeshauptstadt Kiel stellt ab dem 1. März 2023 auf elektronische Rechnungs­verarbeitung um. Das vereinfacht und beschleunigt die Prozesse. Firmen bekommen schneller ihr Geld - und sparen Papier und Porto.

Dies ist auch ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung. Die Rechtsgrundlage ist die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL2014/55/EU) und deren Umsetzung in Landesrecht durch §52g LVwG in Verbindung mit der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungsverordnung – ERechVO) vom 29. November 2018.

 


Vorteile für Firmen & Stadt

Der Umstieg von Papier- oder PDF-Rechnungen auf E-Rechnung bringt für beide Seiten Vorteile.

  • Effizientere Arbeitsabläufe und kürzere Durchlaufzeiten
  • Ortsunabhängiger und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
  • Digitale und revisionssichere Archivierung
  • Geringere Kosten durch Wegfall von Druck und Porto

 

Kontakt


Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Alle digital übermittelten Rechnungen müssen zukünftig eine Leitweg-ID enthalten. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und ist verpflichtende Angabe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Landes Schleswig-Holstein.

Die Leitweg-ID erhalten Sie im Zuge der Bestellung beziehungsweise Auftragserteilung.

 

 


Wie übertrage ich eine E-Rechnung?

Für die Übertragung Ihrer E-Rechnung stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung.

Das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein ist die zentrale Anlaufstelle des Landes zur Übertragung elektronischer Rechnungen. Es bietet den Rechnungsstellenden verschiedene Übertragungskanäle an und ermöglicht eine sichere und rechtskonforme Übermittlung. Es handelt sich um ein webbasiertes Portal, an dem sich Liefernde und Dienstleistende mit dem Servicekonto Schleswig-Holstein einmalig registrieren müssen.

Die Plattform ermöglicht neben der Entgegennahme über Peppol und E-Mail das manuelle Hochladen („Upload“) zuvor erstellter Rechnungen und bietet alternativ die Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung mittels Webformular. Empfangene Rechnungen werden der Landeshauptstadt Kiel automatisch bereitgestellt.

Auf der Website des E-Rechnungsportals finden Sie weitreichende Information über die elektronische Rechnungsstellung, eine umfassende Bedienungsanleitung des Portals sowie eine Sammlung häufiger Fragen zur Portalnutzung (FAQ).

Versand über Peppol

Das Kürzel Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Dieser Name bezeichnet ein internationales Projekt, das die Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union fördern soll. 

Grundsätzlich besteht damit die Möglichkeit, Rechnungen auf standardisierte Weise zwischen Geschäftspartner*innen auszutauschen. Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch und eignet sich im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung insbesondere für die Übermittlung eines hohen Rechnungsvolumens.

Der Übermittlung via Peppol wird über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein abgewickelt. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards und dem Potential für künftige Einsatzmöglichkeiten wird eine Einreichung mit Peppol seitens der Landeshauptstadt Kiel für alle Lieferanten empfohlen. Weitere Informationen zu Peppol finden Sie auf der Webseite der KoSIT.

Versand per E-Mail

Wenn Sie bereits elektronische Rechnungen in Ihrem System erstellt und vorliegen haben, können Sie diese per E-Mail an das E-Rechnungsportal senden. 

Nutzen Sie dazu bitte folgende Adresse: . Bitte beachten Sie hierbei die Hinweise des Portalbetreibers hinsichtlich der Einreichung.

Upload im E-Rechnungsportal

Alternativ zum Versand über die oben angegebene E-Mail-Adresse können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein anmelden, eine bereits erstellte Rechnung im Standard XRechnung hochladen und direkt aus dem Portal an die Landeshauptstadt Kiel übermitteln.

Web-Erfassung im E-Rechnungsportal

Außerdem können Sie über das E-Rechnungsportal aucheine Rechnung im Standard XRechnung über ein Webformular erstellen und direkt an die Landeshauptstadt Kiel senden. 

Bei der Rechnungsstellung über das Portal werden Sie Schritt für Schritt durch das Ausfüllen aller notwendiger Rechnungsinhalte bis hin zum Versand geleitet. So können Sie  Rechnungen kostenfrei und ohne zusätzliche Software erzeugen und übermitteln.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung von E-Rechnungen, da sich beim Versand von PDF-Rechnungen die Vorteile der elektronischen Rechnungsübermittlung nicht realisieren lassen. 

Eine Übermittlung als PDF wird akzeptiert, wenn bei Ihnen die Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung nicht gegeben sind. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Übermittlung einer PDF-Rechnung nicht das E-Rechnungsportal verwenden können. Nutzen Sie stattdessen folgende E-Mail-Adresse: .

Auch bei Rechnungen im PDF-Format muss die korrekte Leitweg-ID angegeben sein. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise zur Einreichung von PDF-Rechnungen.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung von E-Rechnungen. Papierrechnungen werden allerdings gemäß den aktuell geltenden landesrechtlichen Vorschriften noch akzeptiert.

Bitte beachten Sie, dass auch bei Rechnungen in Papierform die korrekte Leitweg-ID angegeben sein muss.

 

Schematische Darstellung der möglichen Rechnungswege - öffnet vergrößerte Ansicht

Wege einer Rechnung an die Stadt


Häufige Fragen zur E-Rechnung

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei einer E-Rechnung um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. 

Der strukturierte Datensatz stellt das Rechnungsoriginal dar, in das bei Bedarf rechnungsbegründende Unterlagen integriert werden können. 

In der Landeshauptstadt Kiel wird die E-Rechnung in ein menschenlesbares Format umgewandelt und systemgestützt verarbeitet.

Kosten für Papier und Porto können eingespart werden, was insbesondere Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen zugutekommt. 

Die elektronische Rechnung wird Teil eines durchgehend digitalen Beschaffungsprozesses. Die elektronische Verarbeitung ist schneller, ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und ist aufgrund der Übermittlung strukturierter Daten weniger fehleranfällig.

Dadurch können längerfristig die Aufwände kompensiert werden, die je nach Ausgangssituation bei Rechnungssteller*nnen für den Umstieg auf die E-Rechnung entstehen.

Ja, elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen steuerrechtlich gleichgestellt und stellen das aufbewahrungspflichtige Original dar.

Im Land Schleswig-Holstein besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen. Um die Geschäftsprozesse zu optimieren ist es vorteilhaft alle Rechnungen als E-Rechnung zu übersenden. Die Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung des elektronischen Rechnungsaustausches bleibt hiervon jedoch unberührt.

Seit dem 16. April 2020 muss die Landeshauptstadt Kiel als öffentliche Auftraggeberin E-Rechnungen annehmen können. Der Schwellenwert dafür liegt bei 215.000 Euro netto bei oberschwelligen Vergaben. (Stand 1. Januar 2022). Aktuelle Schwellenwerte sind über die Onlinesuche mit „Bundesanzeiger + EU-Schwellenwerte für die Vergabe öffentlicher Aufträge + 20XY (Anmerkung: aktuelles Jahr einfügen)“ zu finden und nachzulesen.

Im Unterschwellenbereich besteht gemäß Landesverordnung keine Annahmeverpflichtung, allerdings ist die Landeshauptstadt Kiel in der Lage alle Rechnungen unabhängig von der Rechnungshöhe anzunehmen.

Nein, eine Kostenpauschale für die elektronische Rechnungsstellung darf nicht erhoben werden.

 

Nein, die E-Rechnung gilt als Rechnungsoriginal. Es dürfen keine weiteren Ausfertigungen übermittelt werden.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung einer E-Rechnung. 

Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF-Datei) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. 

Eine Übermittlung wird akzeptiert, wenn die Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung nicht gegeben sind. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Übermittlung einer PDF-Rechnung nicht das E-Rechnungsportal verwenden können. Nutzen Sie stattdessen folgende E-Mail-Adresse: Beachten Sie bitte: Diese E-Mail-Adresse darf nur für PDF-Rechnungen verwendet werden. 
 

Es sind folgende Hinweise zu beachten:

  • Es darf immer nur eine E-Rechnung pro E-Mail versendet werden.
  • Es dürfen keine Archiv-Dateien versendet werden.
  • Sowohl die Rechnung als auch sämtliche Anlagen müssen im PDF-Format übermittelt werden. Alle anderen Formate können nicht anerkannt werden.
  • Die PDF-Rechnung muss die mitgeteilte Leitweg-ID beinhalten, um eine eindeutige Adressierung vornehmen zu können.
  • Es dürfen keine „no-reply“-Absendeadressen verwendet werden.
  • Sonstige E-Mails beziehungsweise Werbung werden automatisch gelöscht.

Rechnungsstandard & Inhalte

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Land Schleswig-Holstein ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Fassung zu verwenden. 

Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard (zum Beispiel ZUGFeRD) verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. 

Details sind in der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ERechVO) geregelt. 

XRechnung bezeichnet den nationalen Standard zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und ist zur Europäischen Norm konform. 

Der Standard XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats ausgearbeitet. 

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie auf der Webseite der KoSIT

Eine elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Leitweg-ID des*der Rechnungsempfangenden
  • Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
  • Bankverbindungsdaten des*der Rechnungsstellenden
  • E-Mail-Adresse des*der Rechnungsstellenden

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungsstellenden bei Beauftragung durch den*die Auftraggeber*in übermittelt wurden:

  • Bestellnummer
  • Lieferantennummer

Der Standard XRechnung beschreibt darüber hinaus weitere Referenzfelder (zum Beispiel eine Vergabenummer), die in bilateraler Abstimmung angefordert werden können.


Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein wesentlicher Bestandteil einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber*innen in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und stellt eine verpflichtende Angabe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Landes Schleswig-Holstein dar. 

Jede*r öffentliche Auftraggeber*in im Land Schleswig-Holstein erhält mindestens eine Leitweg-ID, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu ermöglichen. 

In der E-Rechnung wird die Leitweg-ID im Textformularfeld BT-10 „Buyer Reference“ angegeben.

Die Leitweg-ID wird im Zuge der Bestellung beziehungsweise Auftragserteilung mitgeteilt. 

Bitte beachten Sie, dass Auftraggeber*innen der Landeshauptstadt Kiel unterschiedliche Leitweg-IDs besitzen und sich diese ändern können. 

Bei Fragen oder Unklarheiten können Sie sich gerne an den*die Auftraggeber*in wenden.

Nein, für den elektronischen Rechnungsaustausch ist nur die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers erforderlich.


Übertragung

E-Rechnungen an die Landeshauptstadt Kiel müssen über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein eingereicht werden. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Plattform, an der sich Lieferant*innen und Dienstleister*innen mit dem Servicekonto einmalig registrieren müssen. 

Die Plattform nimmt Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle kostenlos entgegen, ermöglicht das manuelle Hochladen („Upload“) zuvor erstellter Rechnungen und bietet alternativ die Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung mittels Webformular. 

Somit können auch Rechnungsstellende ohne zusätzliche Anwendungen Rechnungen erzeugen und übermitteln. 

Empfangene Rechnungen werden der Landeshauptstadt Kiel automatisch bereitgestellt. Das E-Rechnungsportal ist über das Serviceportal Schleswig-Holstein zu erreichen. 

Das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein übernimmt bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen insbesondere folgende Aufgaben an zentraler Stelle:

  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Gesamtgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Angabe aller Pflichtangaben) 
  • Die Bereitstellung der E-Rechnungen für den jeweiligen Rechnungsempfänger anhand der in der Rechnung enthaltenen Leitweg-ID.

Ja, eine Einreichung über das Peppol-Netzwerk an das E-Rechnungsportal ist möglich und wird aufgrund der hohen Sicherheitsstandards empfohlen. 

Die Leitweg-ID ist hierbei ein Bestandteil der Peppol-ID des Empfängers (Aufbau = 0204:LEITWEG-ID). 

Bitte beachten Sie bei der Übermittlung die Größenbeschränkungen des E-Rechnungsportals.